Tegevusnäitajad:
1. analüüsib ja loob ülevaate asutuse põhi- ja tugifunktsioonide protsessidest, asutuses loodavast teabest ning teabe ladestumise/loomise kohtadest,
2. koostab organisatsiooni liigitusskeemi, koondab protsessid funktsioonideks ning määrab protsesside käigus loodud sarjad; teeb koostööd avaliku arhiiviga liigitusskeemi kooskõlastamiseks;
3. analüüsib ja hindab teabe väärtust ning määrab, milline on teabe säilitustähtaeg;
4. jälgib sarjadele liigitusskeemis määratud säilitustähtaegadest kinnipidamist; algatab hävitamise protsessi, peatab selle või hindab säilitustähtaja ümber ja algatab tähtaja muutmise;
5. teeb avaliku arhiiviga koostööd hindamise (arhivaalide väljaselgitamise) protsessis, sh annab selgitusi organisatsiooni arhiivi ja selle osade väärtuse kohta; teeb ettepanekuid avaliku arhiivi hindamisotsuse kavandi kohta lähtudes organisatsiooni eripärast.

Tegevusnäitajad:
1. arhiveerib organisatsiooni teabe, järgides etteantud juhiseid ja/või ajakava;
2. peab liigitusskeemile vastavat ja ajakohast organisatsiooni arhiivi ülevaadet, sh kindlustab, et teave oleks leitav ja kättesaadav; teeb ettepanekuid liigitusskeemi uuendamiseks;
3. lähtuvalt teabe säilitusväärtusest moodustab säilikud, eemaldades mittearhiiviainese, kasutades sobivat tarkvara ja vorminguid, dokumente säästvaid, säilimist tagavaid ning sobilikke materjale ja töövahendeid; süstematiseerib teabe ja tähistab säilikud;
4. koostab ja koostöös avaliku arhiiviga täiendab arhiiviskeemi;
5. koostab või täiendab olemasolevat arhiivikirjeldust, lähtudes õigusaktidest, standarditest ja avaliku arhiivi juhistest;
6. hindab ja analüüsib arhiivikirjelduse ja -korrastuse kvaliteeti;
7. koostab teabe organisatsiooni arhiivi üleandmise juhise ja/või ajakava ning korraldab teabe vastuvõtmise; määratleb teabe korrastamiseks, kirjeldamiseks ja kogumiseks vajalikud ressursid;
8. planeerib arhivaalide üleandmist avalikku arhiivi, määratleb vajalikud ressursid ja annab arhivaalid üle avalikku arhiivi, järgides õigusakte.

Tegevusnäitajad:
1. valib teabe säilitamiseks sobivad lahendused lähtudes kehtivatest standarditest, arhiivieeskirjast ja heast tavast ning arvestades säilitatava teabe mahtu, juurdekasvu, andmekandjate tüüpe jms; koostab üldise säilitustegevuste kava;
2. kaardistab ohud teabe säilimisele ja kasutatavusele, hindab ohtude realiseerumise tõenäosust ja maandamise maksumust, valib ennetusmeetmed ning kirjeldab tegevusi ohuolukorras tegutsemisel; ohuolukorras tegutseb vastavalt ohuplaanile;
3. sisustab hoidla ja paigutab teabe ratsionaalselt, lähtudes säilitamise nõuetest; analüüsib asutuse digitaaldokumentide hoiukeskkonna vajadusi (riist- ja tarkvara, funktsionaalsed ja mittefunktsionaalsed nõuded); koostab nõuded digiarhiivi infosüsteemile, osaleb tarkvara arendamises, juurutamises ja testimises;
4. mõõdab hoidlaruumides temperatuuri ja õhuniiskust ning võtab kasutusele meetmed säilitustingimuste nõuetega vastavusse viimiseks, lähtudes säilitustegevuste kavast;
5. hindab arhiivide seisundit vastavalt säilitustegevuste kavale ja teeb ettepanekuid dokumentide seisundi parandamiseks; koostab digidokumentide failivormingute ülevaate;
6. analüüsib regulaarselt failivormingute kasutamatuks muutumise riske; valmistab ette, testib ja rakendab aktiivse digitaalse säilitamise toiminguid (näiteks failivormingute migreerimine);
7. dokumenteerib säilitustegevused digitaalarhiivi tarkvaras või eraldiseisva dokumentatsioonina; koostab digitaalselt sündinud ja digiteeritud teabe varunduskava (sh määrab piisava varukoopiate arvu, varundamise sageduse, andmekandjate liigi ja tehnilised parameetrid), lähtudes kogude olulisusest ja infoturbe nõuetest;
8. kontrollib regulaarselt varukoopiate loetavust ja organisatsiooni võimekust teavet varukoopiatest taastada; haldab digitaalarhiivi infosüsteemi ning rakendab regulaarsed digitaaldokumentide terviklikkuse ja autentsuse kontrolli protsessid vastavalt säilitustegevuste kavale;
9. osaleb arhiivi kasutamise korra koostamisel ja rakendamisel (nt hoidlasse sisenemise õiguse piiritlemine, digitaalarhiivi tarkvaras kasutusõigused); korraldab ja dokumenteerib teabe kasutamist arhiivis (nt hoidlast väljastamise aeg ja põhjus, ajutine asukoht, vastutaja);
10. selgitab välja paberkandjal dokumentidest digitaalsete säilituskoopiate tegemise (digiteerimise) vajaduse, lähtudes dokumentide seisukorrast, ajaloolisest või juriidilisest väärtusest, teabe unikaalsusest jms; määrab digiteerimise järjekorra, osaleb sobivate tehniliste vahendite ja digiteerimise parameetrite valikul;
11. valib teabe hävitamise jaoks sobivad tehnilised ja korralduslikud lahendused, et hävitamine oleks pöördumatu, turvaline, õigeaegne ja õiguspärane; viib läbi ja dokumenteerib hävitamistoimingud kooskõlas õigusaktides sätestatud nõuetega.

Tegevusnäitajad:
1. jälgib ja analüüsib asutuses arhiivitööd reguleerivate juhiste ja protseduurireeglite täitmist;
2. teeb asutuse juhtkonnale ettepanekuid arhiivitöö korralduse parendamiseks või rakendab muid meetmeid oma pädevuse piires;
3. selgitab välja asutuse töötajate dokumendi- ja arhiivialase (nt teabe liigitamine, üleandmine, korrastamine, säilitamine, hävitamine) koolitus- ja nõustamisvajaduse;
4. nõustab ja juhendab arhiivivormingute juurutamist;
5. korraldab arhiivitööalaseid koolitusi ja infopäevi, nõustab töötajaid arhiivitööd reguleerivate juhiste ja protseduurireeglite täitmise küsimustes.