Juhiabi toetab juhtkonna tegevust, tegeleb organisatsiooni teabevahetuse, dokumenditöö, suhtekorralduse, projektijuhtimise ja hangete korraldamisega ning on kaasatud organisatsiooni juhtimistegevusse.
Juhiabi tööülesanded sõltuvad organisatsiooni eripärast ja eeldavad kiiret ning paindlikku teguts...emist, teabe konfidentsiaalsuse tagamist, toimetulekut erinevate inimeste ja olukordadega.
Samal kutsealal on ka Bürooassistendi, tase 4 ja Sekretär, tase 5 kutsestandardid. MoreHide
A.2 Work units
A.2.1 Dokumentide haldamine ja arhiivitöö korraldamine
A.2.2 Organisatsiooni töö- ja suhtekorralduse toetamine
A.2.3 Projektijuhtimine
A.2.4 Hangete korraldamine
A.3 Professional preparation
Juhiabina töötavad tavapäraselt inimesed, kellel on:
a) kõrgharidus või erialane kutseharidus ning erialane töökogemus või
b) keskharidus, läbitud erialased täienduskoolitused ning erialane töökogemus.
Kutse taotlemisel tuleb tõendada kõik kompetentsid.
B.2 General skills of Assistant, EstQF Level 6
Tegevusnäitajad:
1. järgib tööohutuse-, töötervishoiu- ja keskkonnanõudeid;
2. juhindub oma töös sekretäritöö eetikakoodeksist ja järgib etiketti;
3. täiendab oma erialateadmisi, osaleb elukestvas õppes;
4. kasutab oma töös riigikeelt tasemel C1 (Lisa 1).; kasutab tööalaselt veel vähemalt kahte... võõrkeelt, neist ühte vähemalt tasemel B1, soovitavalt üks võõrkeeltest vene keel;
5. kasutab digivahendeid vastavad digipädevuste enesehindamise skaala (Lisa 2) iseseisva kasutaja tasemele, v.a sisuloome osaoskust vastavalt algtasemel kasutaja tasemele. MoreHide
B.3 Competences
Mandatory competences
Competence
EstQF Level
B.3.1
Dokumentide haldamine ja arhiivitöö korraldamine
6
View competence
Tegevusnäitajad:
1. määratleb organisatsiooni dokumendisüsteemi vajaduse ja koostab õigusaktidele ja standarditele vastavalt organisatsiooni dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivad juhised (sh liigutusskeemi) ja protsessid;
2. loob sisuliselt, keeleliselt ja vormiliselt korrektseid dokumente, valides sobiva dokumendimalli, dokumendiliigi ja teabekandja ning lähtudes kehtestatud nõuetest (sh küberturvalisuse nõuetest);
3. korraldab dokumendiringlust ja registreerib dokumente vastavalt nõuetele, kasutades organisatsiooni infosüsteeme, jälgides täitmise tähtaegu ja järgides organisatsiooni tööprotsesse;
4. menetleb dokumente vastavalt oma pädevusele, arvestades organisatsioonis kehtestatud nõudeid;
5. osaleb oma pädevuse piires organisatsioonis kasutatavate infosüsteemide juurutamisel;
6. korraldab teabe säilitamise, järgides organisatsiooni vajadusi, säilitusnõudeid ja -tähtaegu;
7. koostab arhiivi koosseisu ülevaate ja korraldab dokumentide üleandmise arhiiviasutusse ning tagab säilitustähtaja möödumisel dokumentide hävitamise vastavalt nõuetele.
B.3.2
Organisatsiooni töö- ja suhtekorralduse toetamine
6
View competence
Tegevusnäitajad:
1. suhtleb korrektselt, juhindudes heast tavast, organisatsiooni väärtustest ja kultuurist;
2. kogub, süstematiseerib ja peab arvestust organisatsiooni teavikute (nt organisatsiooni aastaraamatute, ärikingituste ja meenete) üle, lähtudes organisatsiooni visuaalsest identiteedist;
3. haldab organisatsiooni suhtluskanaleid (nt sise- ja välisveeb, sotsiaalvõrgustikud), järgides küberturvalisuse nõudeid; valib teabe edastamiseks sobivaima suhtluskanali ja edastamise viisi; teeb ettepanekuid info liikumise parendamiseks;
4. haldab juhi kalendrit, korraldab juhtkonna koosolekuid ja kohtumisi; valmistab ette materjale ja esitlusi; protokollib koosolekuid ja kohtumisi lähtudes õigusaktidest ning organisatsioonis kehtestatud korrast;
5. korraldab lähetusi, arvestades sihtkohta ja selle kultuuritausta; vormistab lähetusaruanded vastavalt organisatsioonis kehtestatud nõuetele;
6. osaleb tööjõu värbamisel ja koostab töösuhtega seotud dokumentatsiooni; peab personaliarvestust vastavalt organisatsioonis kehtestatud korrale;
7. koostab ja vormistab raamatupidamise alg- ja koonddokumente vastavalt kehtestatud korrale; peab tööajaarvestust ja arvestab töötasu vastavalt etteantud juhenditele;
8. selgitab välja kontori- ja esitlustehnika ning -tarvikute vajaduse ja korraldab nende hankimise ning hoolduse; kontrollib, et töö- ja koosolekuruumid on korrektsed ning vajalike vahenditega varustatud.
B.3.3
Projektijuhtimine
6
View competence
Tegevusnäitajad:
1. koostab esialgse projekti kavandi, sõnastab põhieesmärgi, loetleb üldised tegevused, määratleb ressursivajaduse ja koostab ressursside taotlused;
2. planeerib rahaliste vahendite kasutamise, korraldab hinnapakkumiste võtmise ja vajadusel hangete läbiviimise;
3. korraldab projekti kommunikatsiooni ja järgib plaanikohast läbiviimist, sh tähtaegadest ja eelarvest kinnipidamist;
4. koostab projekti kokkuvõtte, analüüsib projekti tegevuskava täitmist ja saadud tagasisidet.
B.3.4
Hangete korraldamine
6
View competence
Tegevusnäitajad:
1. koostab hanke tehnilise kirjelduse, lähtudes õigusaktidest ja muudest normdokumentidest ning kasutades riigihangete registrit;
2. viib läbi lihtsamaid hankemenetlusi ja hindab pakkumisi, arvestades hankenõudeid.
C General information and Annexes
Designation of occupational qualification standard in register:
14-05052022-3.3/7k
Field of occupational activity:
Commercial Service and Other Business Activities
Occupational Qualification Council:
Commercial Service and other business activities
No. of decision of Occupational Qualification Council:
24
Date of decision of Occupational Qualification Council:
05.05.2022
EstQF level:
6
Reference to European Qualifications Framework (EQF):
International Standard Classification of Occupations:
3 Technicians and Associate Professionals33 Business and Administration Associate Professionals334 Administrative and Specialized Secretaries3343 Administrative and Executive Secretaries
ISCED Fields of Education and Training (ISCED-F 2013):
04 Business, administration and law041 Business and administration0415 Secretarial and office work
Statistical Classification of Economic Activities in the European Community (NACE):
N ADMINISTRATIVE AND SUPPORT SERVICE ACTIVITIES82 Office administrative, office support and other business support activities
