Kutseregister Kutseregister
Teksti suurus
Reavahe suurus
Kontrastsus
Tühista
Taasta vaikimisi seaded
Kutsestandardid: Sekretär, tase 5
Tagasi: Kutsestandardid |

Üldandmed
Kasutusala:
Kutsestandard on dokument, milles kirjeldatakse tööd ning töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit ehk kompetentsusnõudeid.

5. taseme sekretäri kutsestandard on välja töötatud:
a) Kutsehariduse vastava taseme õppekava aluseks
b) Isikute kutsealase kompetentsuse ...
hindamiseks
c) Erialaste täiendkoolituste õppekavade aluseks.

Loe edasi
Peida
Nimetus: ET: Sekretär, tase 5
EN: Secretary, level 5
Spetsialiseerumised:
Osakutsed:
Kehtib alates: 10.05.2017
Kehtib kuni: 09.05.2022
Kutsestandardi versiooni number: 7
Muudatused:
- Uuendatud versioonist on välja jäetud kõik valitavad tööosad (projektijuhtumine, raamatupidamine, personalitöö, müük-turundus, reisikorraldus jne). mis on integreeritud üldsõnalisemalt kohustuslike kompetentside sisse. Põhjus: kutsesüsteemis on juba olemas kutsestandardid nii raamatupidajale, personalijuhile, projektijuhile ja ärakorralduse spetsialistile, kus need tegevused on detailselt lahti kirjutatud.
- Senisest 6 kompetentsist on alles jäänud 3. Kõik dokumendihaldust ja sellega seotud...
toiminguid puudutavad tööosad on koondatud kokku üheks kompetentsiks.
- Täpsustatud on võõrkeele oskuse nõudeid. Varasem nõue B2 on viidud tase allapoole B1-le.
- Täpsustatud on digipädevuse kirjeldust. Lisaks igapäevasele arvutioskusele on kutsestandardisse sisse toodud organisatsiooni sise- ja välisveebi, sotsiaalmeedia kanalite ja erialaste veebirakenduste kasutamine.

Loe edasi
Peida
Kutsestandardi versioonid:
Kutse andjad:
Õppekavad ja õppeasutused
  Õppeasutus Õppekava nimetus Õppekava kood Õppekava tase ja liik Õppimise kestus aastat/kuud Õppekava registreerimise kuupäev Vastuvõtt
1 Lääne-Viru Rakenduskõrgkool (suletud) Sekretär 134989 452 Viienda taseme kutseõppe esmaõpe (vv alates 01.09.2013) 2/0 03.11.2017 Vastuvõttu ei toimu, õppimine keelatud
2 Olustvere Teenindus- ja Maamajanduskool Sekretär 129597 452 Viienda taseme kutseõppe esmaõpe (vv alates 01.09.2013) 2/0 20.06.2017 Avatud
3 Pärnumaa Kutsehariduskeskus Sekretär 130177 452 Viienda taseme kutseõppe esmaõpe (vv alates 01.09.2013) 2/0 29.05.2017 Avatud
4 Tallinna Majanduskool Sekretär 127779 452 Viienda taseme kutseõppe esmaõpe (vv alates 01.09.2013) 2/0 20.06.2017 Avatud
5 Tartu Kutsehariduskeskus Sekretär 129737 452 Viienda taseme kutseõppe esmaõpe (vv alates 01.09.2013) 2/0 20.06.2017 Avatud
A Kutsekirjeldus
A.1 Töö kirjeldus
Sekretär tegeleb organisatsioonis teabevahetuse, dokumenditöö ja sise- ning välisklientide teenindamisega.
Sekretäri tööülesanded sõltuvad konkreetse organisatsiooni eripärast ja eeldavad kliendisõbralikkust suhtlemisel, kiiret ja paindlikku tegutsemist ning teabe konfidentsiaalsuse tagamist, samu...
ti toimetulekut erinevate inimeste ja olukordadega.
Sekretäri teadmised, oskused ja hoiakud mõjutavad organisatsiooni mainet.

Loe edasi
Peida
A.2 Tööosad
A.2.1 Dokumentide haldamine
1. Dokumendihalduse ja dokumentide elukäigu korraldamine
2. Dokumentide loomine
3. Dokumentide menetlemine
4. Andmekaitsenõuete rakendamine
5. Infosüsteemide kasutamine

A.2.2 Arhiivitöö korraldamine
1. Dokumentide säilitamise nõuete järgimine ja organisatsioon...
i arhiivi korrastamiseks
ettevalmistamine
2. Organisatsiooni arhiivi ülevaatedokumentide koostamine ja kasutamise korraldamine
3. Säilitustähtaja jälgimine ja dokumentide eraldamise korraldamine

A.2.3 Organisatsiooni töö- ja suhtekorraldus
1. Organisatsioonikultuuri järgimine
2. Teavikute haldamine
3. Organisatsiooni suhtekorraldus
4. Projektide korraldamises osalemine
5. Ametikohtumiste korraldamine
6. Lähetuste korraldamine
7. Personalitöö tehniline korraldamine
8. Raamatupidamise assisteerimine
9. Hea töökeskkonna tagamine

Loe edasi
Peida
A.3 Töö keskkond ja eripära
Üldjuhul on sekretäri tööaeg fikseeritud. Töörütm võib olla nii vahelduv kui rutiinne ning mitmesuguste tööülesannetega. Tööga võivad kaasneda psüühiline pinge ja sundasend, mis võivad põhjustada erinevaid tervisekahjustusi.
A.4 Töövahendid
Büroo-, esitlus- ja sidetehnika.
A.5 Tööks vajalikud isikuomadused
Koostöövõime, õppimisvõime, kohanemisvõime, süsteemsus ja korrektsus, otsustusvõime, meelekindlus, sallivus ja paindlikkus.
A.6 Kutsealane ettevalmistus
5. taseme sekretärina töötavatel inimestel on kas:
a) läbitud keskhariduse baasil toimunud erialane kutseõpe või
b) keskharidus ja läbitud erialane täienduskoolitus või
c) keskharidus ja erialane töökogemus.
A.7 Enamlevinud ametinimetused
assistent, büroo assistent, dokumendihalduse spetsialist, juhatuse sekretär, müügisekretär, referent, sekretär, tehniline sekretär, volikogu sekretär jne.
B Kompetentsusnõuded
B.1 Kutse struktuur
Kutse taotlemisel nõutavad kompetentsid: Sekretär, tase 5 kutse saamiseks on vajalik tõendada kõik kompetentsid (B.2.1- B.2.4).
B.2 Kompetentsid
Kohustuslikud kompetentsid
    Nimetus EKR tase
B.2.1 Dokumentide haldamine 5

Tegevusnäitajad:
1. Juhindub töös dokumentide liigitamise põhimõtetest ja asjaajamiskorrast ning järgib dokumentide loetelu; vajadusel teeb täiendusettepanekuid. Korraldab dokumentide elukäiku vastavalt organisatsioonis kehtestatud korrale.
2. Valib informatsiooni dokumenteerimiseks sobiva dokumendiliigi ja andmekandja. Loob sisuliselt, keeleliselt ja tehniliselt korrektseid dokumente, lähtudes kehtestatud nõuetest. Vajadusel loob uusi dokumendimalle.
3. Registreerib dokumente vastavalt nõuetele ja suunab dokumendid lähtuvalt täitmisülesandest täitjatele. Jälgib dokumentide täitmise tähtaegu ja teeb vajadusel meeldetuletusi. Edastab dokumendid adressaadile, valides sobiva saatmisviisi.
4. Järgib andmekaitsenõudeid dokumentide loomisel ja menetlemisel, lähtudes õigusaktidest ja organisatsioonis kehtestatud nõuetest (isikuandmete kaitse, juurdepääsupiirangud, avalik teave jne).
5. Kasutab oma töös erinevaid infosüsteeme ja andmebaase, lähtudes tööülesannetest. Osaleb oma pädevuse piires organisatsioonis kasutatavate infosüsteemide juurutamisel, teeb vajadusel muudatusettepanekuid töö parendamiseks.

Teadmised:
1) dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivad õigusaktid (seadused, määrused jne);
2) isiku- ja andmekaitsealased õigusaktid ja juhised;
3) valdkonna standardid;
4) eesti kirjakeele normid;
5) infosüsteemide kasutamise põhimõtted (infoallikad, infootsing, infoturve);
6) protokollimise põhimõtted;
7) rahvusvahelised tavad dokumentide koostamisel.
B.2.2 Arhiivitöö korraldamine 5

Tegevusnäitajad:
1. Jälgib dokumentide säilitamise nõudeid (niiskus, soojus, valgus jms) vastavalt kehtestatud korrale. Valmistab dokumente ette arhiivi andmiseks vastavalt õigusaktidele, juhistele ning organisatsioonis kehtestatud korrale.
2. Kasutab dokumentide otsinguks arhiivi koosseisu ülevaadet ja nimistuid ning registreerib laenutatavad dokumendid. Väljastab dokumentide koopiaid ja teeb väljavõtteid vastavalt organisatsioonis kehtestatud korrale.
3. Korraldab dokumentide üleandmise arhiiviasutusse ning tagab säilitustähtaja möödumisel dokumentide hävitamise vastavalt nõuetele.

Teadmised:
1) arhiivihaldust reguleerivad õigusaktid (seadused, määrused jne);
2) dokumentide säilitamise ja kasutamise nõuded;
3) arhiivi koosseisu ülevaate koostamise alused;
4) dokumentide eraldamise põhimõtted.
B.2.3 Organisatsiooni töö- ja suhtekorraldus 5

Tegevusnäitajad:
1. Järgib oma igapäevases töös organisatsioonikultuuri (sh teeninduskultuuri) ja aitab kaasa selle hoidmisele. Suhtleb korrektselt sise- ja välisklientidega, juhindudes sekretäri/juhiabi eetikakoodeksist ja organisatsioonis kehtestatud korrast. Kasutab oma töös organisatsiooni sümboolikat vastavalt etteantud korrale.
2. Kogub, süstematiseerib ja peab arvestust organisatsiooni teavikute, sh organisatsiooni aastaraamatute, kroonikate, muude trükiste, kunstiväärtuste, meenete, organisatsiooni enda ärikingituste jne, üle.
3. Kasutab ja sisustab organisatsioonis kasutuses olevaid suhtluskanaleid (sise- ja välisveeb, sotsiaalmeediakonto, äpp). Valib teabe edastamiseks sobivaima suhtluskanali ja edastamise viisi. Teeb ettepanekuid info liikumise parendamiseks.
4. Osaleb erinevate projektide kavandamisel ja läbiviimisel, täites mitmesuguseid ühekordseid tööülesandeid (nt aitab leida koostööpartnereid, sobivaid sündmuse toimumiskohti jne.) Assisteerib korraldustoimkonda.
5. Valmistab ette koosolekuid ja kohtumisi: haldab ametikohtumiste kalendrit, teavitab osalejaid, valmistab ette ja jagab materjale, valmistab ette ruumid, võtab vastu külalisi jne. Protokollib koosolekuid ja kohtumisi lähtudes õigusaktidest ning organisatsioonis kehtestatud korrast.
6. Täidab lähetustega seotud ülesandeid (reisi planeerimine; hotellikohtade ning lennu- jm piletite broneerimine, viisataotlused jms) vastavalt juhenditele ja sihtkoha kultuuritaustale. Esitab lähetusaruanded vastavalt organisatsioonis kehtestatud nõuetele.
7. Vormistab tehniliselt dokumente töösuhete alustamiseks, jätkamiseks ja lõpetamiseks, lähtudes kehtestatud nõuetest. Peab personaliarvestust vastavalt organisatsioonis kehtestatud korrale.
8. Osaleb tööjõu värbamises (nt avaldab tööpakkumisi asjakohastes kanalites, koondab vastuseid, annab tagasisidet jne) ja uue töötaja sisseelamisprogrammis.
9. Koostab ja vormistab raamatupidamise alg- ja koonddokumente vastavalt kehtestatud korrale. Arvestab tööaega ja -tasusid vastavalt etteantud juhenditele ja palgakorralduse süsteemile.
10. Selgitab välja organisatsiooni kontori- ja esitlustehnika ning -tarvikute vajaduse ja korraldab nende hankimise ning hoolduse. Kontrollib, et tööruumid on korras ja puhtad ning vajalike vahenditega varustatud.

Teadmised:
1) organisatsioonikultuur;
2) klienditeeninduse alused;
3) protokoll ja etikett;
4) sekretäri kutse-eetika;
5) erinevad teavikud, nende hoidmise ja säilitamise nõuded;
6) sotsiaalmeediakanalid, nende haldamine, suhtlemisetikett sotsiaalmeedias;
7) kommunikatsiooni alused;
8) üldteadmised projektijuhtimisest;
9) personalitöö põhidokumendid;
10) üldteadmised personalitööst, tööõigusest;
11) üldteadmised raamatupidamisest, raamatupidamise algdokumendid;
12) tööks vajalikud andmekogud, registrid, veebikeskkonnad.
Kutset läbivad kompetentsid
    Nimetus EKR tase
B.2.4 Sekretäri / juhiabi kutset läbiv kompetents 5

Tegevusnäitajad:
1. Arvuti kasutamise oskused: arvuti- ja internetikasutamise põhitõed (sh internetiturvalisus, koostöö internetis) teksti- ja tabelitöötlus, esitluste koostamine, andmebaaside ja infosüsteemide kasutamine, veebi- ja pilditöötluse oskused. Lisaks on teadlik ja kasutab oma töös erialaseid tarkvaraprogramme, veebirakendusi ja äppe. Valdab pimekirja süsteemi.
2. Kasutab heaperemehelikult bürootehnikat (paljundusmasinad, skannerid, printerid, esitlustehnika jms), vajadusel abistab kaastöötajaid ja korraldab bürootehnika hooldust.
3. Kasutab oma töös korrektselt riigikeelt tasemel C1. Kasutab tööalaselt veel vähemalt kahte võõrkeelt, neist ühte vähemalt tasemel B1. Soovitavalt üks võõrkeeltest vene keel.
4. Juhindub oma töös sekretäritöö eetikakoodeksist.
5. Täiendab oma silmaringi (sh päevakajalised sündmused) ja erialateadmisi, osaleb elukestvas õppes.

Teadmised:
1) infotehnoloogilised teadmised ja vahendid;
2) teadmised ühiskonnast (majandus, kultuur, poliitika, õigus jne);
3) lepinguõiguse alused;
4) majanduse ja ettevõtluse alused;
5) psühholoogia alused.

Hindamismeetod(id):
Seda kompetentsi võib hinnata teiste kutsestandardis toodud kompetentside hindamise käigus.
C Üldteave ja lisad
Kutsestandardi tähis: 14-10052017-6.1/7k
Kutsetegevuse valdkond: Äriteenindus ja Muu Äritegevus
Vastutav kutsenõukogu: Äriteeninduse ja Muu Äritegevuse Kutsenõukogu
Kutsenõukogu otsuse number: 5
Kutsenõukogu otsuse kuupäev: 10.05.2017
EKR tase: 5
Viide Euroopa kvalifikatsiooniraamistikule (EQF): 5
Valdkond: ÄRINDUS, HALDUS
Kutseala: Bürootöö
Kutse grupp: Sekretär
Ametite (ISCO) klassifikaator: 4 Kontoritöötajad ja klienditeenindajad
41 Kontoritöötajad
412 Asjaajamise tugitöötajad
4120 Asjaajamise tugitöötajad
ISCED klassifikaator: 04 Ärindus, haldus ja õigus
041 Ärindus ja haldus
0415 Sekretäri- ja kontoritöö
EMTAK klassifikaator: N HALDUS- JA ABITEGEVUSED
82 Büroohaldus, büroode ja muu äritegevuse abitegevused
Kutsestandardi lisad
Lisa 1 Arvuti kasutamise oskused
Lisa 2 Keelte oskustasemete kirjeldused
Standardi töörühm
Nimi Institutsioon
Sirje Orvet Tallinna Tehnikaülikool
Jana Haugas AS Tallinna Kaubamaja
Ene Olle Eesti Personalijuhtimise Ühing PARE
Hille Oidema Välisministeerium
Grete Adler Mainor AS
Marve Kaljumäe Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium
Liina Paales Jeld-Wen Eesti AS
Piret Veski Tschudi Ship Management AS
Miljan Kalmus Olustvere Teenindus- ja Maamajanduskool
Janne Kerdo Tallinna Majanduskool
Tiia Murulaid Lääne-Viru Rakenduskõrgkool
Anu Moosel SA Innove

Tagasi: Kutsestandardid |
PIKSEL
Avaleht Väljastatud kutsed
Kutsestandardid
Kutsetunnistuse lisad Kompetentsid Kutse andjad Kutsenõukogud Väljavõtted kutseregistrist