Kutsestandard on dokument, milles kirjeldatakse tööd ning töö edukaks tegemiseks vajalike oskuste, teadmiste ja hoiakute kogumit ehk kompetentsusnõudeid. Kutsestandardeid kasutatakse õppekavade koostamiseks ja kutse andmiseks.
Nimetus:
ET: Sekretär, tase 5EN: Secretary, EstQF Level 5
Spetsialiseerumised:
Osakutsed:
Kehtib alates:
05.05.2022
Kehtib kuni:
04.05.2027
Kutsestandardi versiooni number:
8
Muudatused võrreldes eelmise versiooniga:
Dokumentide haldamine ja arhiivitöö korraldamine on kirjeldatud ühe tervikliku kompetentsina, sest sisuliselt ei ole nende vahele võimalik enam piiri tõmmata. Kogu sisu on põhjalikult üle vaadatud ja kaasajastatud.
452 Viienda taseme kutseõppe esmaõpe (vv alates 01.09.2013)
2/0
06.05.2022
Avatud
A Kutsekirjeldus
A.1 Töö kirjeldus
Sekretär toetab organisatsiooni töö- ja suhtekorraldust ning korraldab teabevahetust ja dokumenditööd.
Sekretäri tööülesanded sõltuvad organisatsiooni eripärast ja eeldavad kiiret ja paindlikku tegutsemist, teabe konfidentsiaalsuse tagamist ning toimetulekut erinevate inimeste ja olukordadega.
Sam...al kutsealal on ka Bürooassistendi, tase 4 ja Juhiabi, tase 6 kutsestandardid. Loe edasiPeida
A.2 Tööosad
A.2.1 Dokumentide haldamine ja arhiivitöö korraldamine
A.2.2 Organisatsiooni töö- ja suhtekorralduse toetamine
A.3 Kutsealane ettevalmistus
Sekretärina töötavatel inimestel on:
a) läbitud keskhariduse baasil erialane kutseõpe või
b) keskharidus ja läbitud erialane täienduskoolitus või
c) keskharidus ja erialane töökogemus.
A.4 Enamlevinud ametinimetused
Assistent, assistent-dokumendihaldur, juhatuse sekretär, müügisekretär, referent, sekretär, vastuvõtusekretär, tehniline sekretär, volikogu sekretär.
A.5 Regulatsioonid kutsealal tegutsemiseks
Regulatsioonid kutsealal tegutsemiseks puuduvad.
B Kompetentsusnõuded
B.1 Kutse struktuur
Kutse taotlemisel nõutavad kompetentsid:
Kutse taotlemisel tuleb tõendada kõik kompetentsid.
B.2 Sekretär, tase 5 üldoskused
Tegevusnäitajad:
1. järgib tööohutuse-, töötervishoiu- ja keskkonnanõudeid;
2. järgib jätkusuutlikkuse põhimõtteid;
3. juhindub oma töös sekretäritöö eetikakoodeksist ja järgib etiketti, sh arvestab kultuuriliste eripäradega;
4. täiendab oma erialateadmisi, osaleb elukestvas õppes;
5. kasutab o...ma töös riigikeelt tasemel C1 (Lisa 1 – keelte oskustasemete kirjeldused); kasutab tööalaselt veel vähemalt kahte võõrkeelt, neist ühte vähemalt tasemel B1, soovitavalt üks võõrkeeltest vene keel;
6. kasutab digivahendeid vastavad digipädevuste enesehindamise skaala (Lisa 2) iseseisva kasutaja tasemele, sisuloome osaoskust vastavalt algtasemel kasutaja tasemele. Loe edasiPeida
B.3 Kompetentsid
Kohustuslikud kompetentsid
Nimetus
EKR tase
B.3.1
Dokumentide haldamine ja arhiivitöö korraldamine
5
Vaata kompetentsi
Tegevusnäitajad:
1. korraldab dokumendi- ja arhiivihaldust, juhindudes valdkonna õigusaktidest, standarditest, organisatsiooni nõuetest ja vajadustest, liigitusskeemist, ning kasutades organisatsiooni infosüsteeme;
2. loob sisuliselt, keeleliselt ja vormiliselt korrektseid dokumente, valides sobiva dokumendimalli, dokumendiliigi ja teabekandja ning lähtudes kehtestatud nõuetest (sh küberturvalisuse nõuetest);
3. korraldab dokumendiringlust ja registreerib dokumente vastavalt nõuetele, kasutades organisatsiooni infosüsteeme, jälgides täitmise tähtaegu ja järgides organisatsiooni tööprotsesse;
4. osaleb oma pädevuse piires organisatsioonis kasutatavate infosüsteemide juurutamisel;
5. korraldab dokumentide, sh arhivaalide arhiveerimise, järgides organisatsiooni vajadusi, säilitusnõudeid ja -tähtaegu;
6. koostab arhiivi koosseisu ülevaate ja korraldab dokumentide üleandmise arhiiviasutusse ning tagab säilitustähtaja möödumisel dokumentide hävitamise vastavalt nõuetele.
B.3.2
Organisatsiooni töö- ja suhtekorralduse toetamine
5
Vaata kompetentsi
Tegevusnäitajad:
1. suhtleb korrektselt, juhindudes heast tavast, organisatsiooni väärtustest ja kultuurist;
2. vastab sissetulevatele pöördumistele korrektselt ja arusaadavalt, edastab kõned ja teated asjaga seotud töötajatele;
3. kogub, süstematiseerib ja peab arvestust organisatsiooni teavikute (nt organisatsiooni aastaraamatute, ärikingituste ja meenete) üle, lähtudes organisatsiooni visuaalsest identiteedist;
4. kasutab ja sisustab organisatsiooni suhtluskanaleid (nt sise- ja välisveeb, sotsiaalvõrgustikud);
valib teabe edastamiseks sobivaima suhtluskanali ja edastamise viisi, järgib küberturvalisuse nõudeid; teeb ettepanekuid info liikumise parendamiseks;
5. osaleb erinevate projektide kavandamisel ja läbiviimisel, täites mitmesuguseid ühekordseid tööülesandeid;
6. valmistab ette ja teenindab koosolekuid ja kohtumisi (sh veebis); protokollib koosolekuid ja kohtumisi, lähtudes õigusaktidest ning organisatsioonis kehtestatud korrast;
7. täidab lähetustega seotud ülesandeid, arvestades sihtkohta ja selle kultuuritausta; vormistab lähetusaruanded vastavalt organisatsioonis kehtestatud nõuetele;
8. osaleb tööjõu värbamisel ja töösuhtega seotud dokumentatsiooni koostamisel vastavalt juhistele;
9. koostab ja vormistab raamatupidamise alg- ja koonddokumente vastavalt juhistele; arvestab tööaega vastavalt etteantud juhenditele;
10. selgitab välja kontori- ja esitlustehnika ning -tarvikute vajaduse ja korraldab nende hankimise ning hoolduse; kontrollib, et töö- ja koosolekuruumid on korrektsed ning vajalike vahenditega varustatud.
